SAP Formulare – Egal mit welchem SAP-Modul man arbeitet – in den meisten Fällen kommt man früher oder später in Kontakt mit den SAP-Formularen, sei es ein Label, der Ausdruck eines Belegs oder dergleichen. Formulare ziehen sich durch nahezu alle Bereiche im SAP.
SAP liefert eine Vielzahl von Standardformularen inkl. den dazugehörigen Druckprogrammen aus. In der Regel können die Druckprogramme und Formulare an den Bedarf des nutzenden Unternehmens angepasst werden. Trotzdem kann es notwendig sein, kundenspezifische Druckprogramme und Formulare zu erstellen. Hierzu stellt SAP folgende Formulartechnologien zur Verfügung:
- SAPscript
- Smart Forms
- Adobe Forms
Formulare werden mit diesen drei verschiedenen Technologien erstellt. Bei der Erstellung kommt es auf die richtige Gestaltung für eine komfortable Bedienung und die Einbindung passender Erweiterungen an – egal ob SAPscript, Smart Forms und Adobe Forms eingesetzt wird.
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SAP Formularentwicklung.
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Formulartechnologien hinter “SAP Formulare”
SAP verfügt über drei Formulartechnologien, welche von der ältesten bis zur neuesten Technologie wie folgt aufgelistet werden können:
- SAPscript
- Smart Forms
- Adobe Forms
Der aktuelle Standard für Formulare in SAP ist Adobe Forms. Die Technologie wurde vor rund zehn Jahren erstmals veröffentlicht und in Zusammenarbeit mit Adobe entwickelt. Mittlerweile sind alle Kinderkrankheiten überwunden und die Formulartechnologie hat die Vorgänger Smart Forms und SAPscript in Usability und Design überholt.
SAPscript
SAPscript wurde 1980 veröffentlicht und war unter SAP R/2 die gängige Formulartechnologie. Im Gegensatz zu Smart Forms und Adobe Forms verfügt SAPscript über keinen grafischen Editor. Da die Formulare sehr maschinennah generiert werden, existiert fast keine Kapselung.
SAPscript-Formulare werden historisch bedingt auch heute noch in fast jedem Unternehmen genutzt und aktualisiert. Im SAP Standard ist SAPscript über die Transaktion SE71 zu finden
Smart Forms
Der nächste Schritt in der Formularentwicklung waren die Smart Forms. Diese kamen 2001 auf den Markt und stellten unter R/3 den neuen Standard in der Formulartechnologie von SAP dar. Smart Forms sind die logische Weiterentwicklung von SAPscript und ermöglicht eine gekapselte und strukturierte Entwicklung. In Smart Forms ist erstmals eine Formularentwicklung in einem grafischen Editor möglich.
Wie SAPscript ist auch Smart Forms im SAP-Standard enthalten und über die Transaktion Smart Forms zugänglich.
Adobe Forms
Die neueste Formulartechnologie Adobe Forms bietet einen massiven Mehrwert im Vergleich zu den Vorgängertechnologien. Seit 2006 ist die aktuell neuste Form der Formularentwicklung auf dem Markt, die Adobe Forms oder auch Umgangssprachlich SAP PDF Forms genannt.
Die Transaktion über welche die Adobe Forms erreicht werden ist SFP.
Die Technologie ist nach dem MCV-Model (Model, Controller View) aufgebaut. Formulare enthalten damit keine Logik mehr, was die Wartung für jeden ABAP-Entwickler möglich macht. Spezialkenntnisse sind nicht mehr erforderlich.
Mit dem LiveCycle Designer wurde erstmals ein vollwertiger, leistungsstarker grafischer Editor ausgeliefert, der eine schnelle und komfortable Formularerstellung ermöglicht. Symbole und Grafiken erleichtern die Orientierung. Daten können per Drag & Drop in das Programm herübergezogen werden und dort auf einem weißen Formularblatt platziert werden.
Eine wesentliche Neuerung: Mit Adobe Forms können interaktive Formulare entwickelt werden, dadurch können beispielsweise Mitarbeiter im Außendienst Formulare ausfüllen und die Daten werden automatisch in das SAP-System übertragen. Es ist nicht notwendig, dass der Mitarbeiter selbst einen SAP-Zugang hat oder die Daten selbst überträgt. Auf diese Weise können Prozesse fehlerfreier und schneller abgewickelt werden.
In Adobe Forms lassen sich zudem vor dem Implementieren von Änderungen Versionen von Formularen erstellen und archivieren. Diese Versionsverwaltung bietet eine neue Transparenz und Sicherheit in der Formularentwicklung.
SAP Formulare, die mit Adobe Forms erstellt werden, sind zudem druckerunabhängig. Damit wird eine häufige Fehlerquelle eliminiert und der Support entlastet. Es können Formulare in allen Sprachen problemlos gedruckt werden, auch solche, die in chinesischen/japanischen Schriftzeichen verfasst sind, was in den Vorgängertechnologien nur über Zusatzmodule für Drucker möglich war. Gleiches gilt für Barcodes und QR-Codes, welche ohne Probleme auf dem Formular angelegt und ohne Zusatzmodul am Drucker ausgegeben werden können.
Unterschiede der SAP Formulare
Die grundlegenden Funktionen sind bei alle drei SAP Formulartechnologien identisch. SAPscript, Smart Forms und Adobe Forms sind alle geeignet, um Formulare selbst zu gestalten und sie über SAP Standardmedien oder eigene Schnittstellen auszugeben. In jeder Technologie können Elemente und Text auf Formularen platziert werden und in jedem Fall werden Standardformulare als Templates angeboten. Doch damit enden die Gemeinsamkeiten.
In der Unternehmenspraxis ist SAPscript aus historischen Gründen zwar am weitesten verbreitet. Den Erwartungen an zeitgemäße Formulare wird die älteste SAP Formulartechnologie aber nicht mehr gerecht.
Sowohl das Design von SAPscript als auch Smart Forms entspricht nicht dem aktuellen Standard. Nur Adobe Forms schöpft hier die Möglichkeiten aus: Beispielsweise können auch Bilder, Videos oder 3D-Grafiken aus CAT in hoher Auflösung dargestellt werden. Nicht zuletzt können Anwender nur bei Adobe Forms sicher sein, dass die Formulare aktuelle Rechtsanforderungen berücksichtigen.
Die Formularentwicklung in SAPscript ist deutlich aufwändiger als in neueren Technologien. In SAPscript müssen Anforderungen z.B. weitgehend durch Programmierung gelöst werden, während in Adobe Forms im WYSIWYG-Editor gearbeitet werden kann und auch Smart Forms bereits mehr Gestaltungsmöglichkeiten im Layout Editor bietet.
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