Gutschriften können prinzipiell überall dort, wo Rechnungen erstellt werden, zum Einsatz kommen. Besonders bei umsatzstarken Warengeschäften, wie zum Beispiel Rohstoffbeschaffung sowie beim regelmäßigen Bezug einer Dienstleistung, beispielsweise von einem Speditionsunternehmen, wird das Gutschriftsverfahren angewandt. Das Verfahren dient der automatischen Abrechnung von Wareneingängen. In der Automotive Branche gilt das Gutschriftenverfahren bereits seit Anfang der Neunziger Jahre als Industriestandard für den elektronischen Datenaustausch (EDI).
Im Gegensatz zur klassischen Buchhaltung erfolgt die Abrechnung von Lieferungen und Leistungen beim SAP Gutschriftsverfahren durch den Kunden. Eine Gutschrift bedeutet hier also nicht eine Rechnungskorrektur oder eine Bonuszahlung.
Grundlage für die Gutschrift sind die vereinbarten Preise und die tatsächlich erhaltenen Mengen beziehungsweise erbrachten Aufwände.
Das Verfahren ist vor allem bei langfristigen Aufträgen von Vorteil für die Beteiligten, da Bestellvorgänge schneller durchgeführt werden können und die Effizienz der Zusammenarbeit gesteigert wird.
Haben Sie bereits das Gutschriftsverfahren in Ihrem Unternehmen im Einsatz? Dann könnte hier eine Optimierung durch die Erweiterung Gutschriftsverfahren mit Rechnungserstellung für Sie interessant sein.
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Effiziente externe Zusammenarbeit
in SAP.
Ihr Ansprechpartner
Matthias Matuszek
SAP Logistik
Telefon: 0231 7770-262
E-Mail: Terminanfrage@wi-ag.de
Diese Mehrwerte bringt das Gutschriftsverfahren mit sich
Vorteile für den Lieferanten
- Wegfall der Versendung von Rechnungen (Einsparung von Papier- und Portokosten)
- Reduzierung des Mahnwesens
- Termingerechte Zahlung der Wareneingänge
- Schnellere Information über Differenzen
- Einfachere Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung
Vorteile für den Kunden
- Einsparung von Verwaltungsaufwand durch Wegfall der Rechnungseingangsprüfung
- Reduzierung von Preisdifferenzen
- Einfachere Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung
Kundenbeispiel aus der Automotive Branche
Anforderung: Unser Kunde, ein Automobilzulieferer, sollte auf Anfrage seines Kunden das SD-Gutschriftsverfahren auf das Gutschriftsverfahren mit Rechnungserstellung erweitern.
Vorgehen: Unsere Berater haben zunächst die aktuellen Einstellungen im SD-Gutschriftsverfahren analysiert. Anschließend wurde das Customizing des Gutschriftsverfahrens erweitert. Zusätzlich wurden, aufgrund der speziellen Kundenanforderungen, neue Verkaufs- und Fakturbelegarten sowie Verkaufsbelegpositionstypen angelegt.
Ergebnis: Durch die Erweiterung des Gutschriftsverfahrens hat unser Kunde die Anforderungen seines Kunden erfüllt und seinen Aufwand in der Abrechnungsabwicklung erheblich reduziert.
Dauer: 4 Tage
Voraussetzungen und Ablauf des Gutschriftsverfahren
Um das Gutschriftsverfahren anwenden zu können, muss im ersten Schritt der Lieferant eine Lieferung mit Bezug zu seinem SD-Lieferplan/Auftrag anlegen und die (Initial-)Faktura erstellen. Diese wird jedoch nicht an den Kunden versendet. Der Kunde erhält die Materialien, erfasst den Wareneingang zur Lieferscheinnummer und legt eine Gutschriftsanzeige für die erhaltenen Waren an.
Per EDI überträgt der Kunde die Gutschriftsanzeige an den Lieferanten. Daraufhin liest das System des Lieferanten die Übertragung, die aus mehreren iDocs und somit auch aus mehreren Lieferungen bestehen kann, ein und prüft sie.
In einem nächsten Schritt stößt der Lieferant die Verarbeitung der Übertragung an, indem der offene Wert der internen Faktura mit dem Wert der Gutschriftsanzeige verglichen wird. Wenn die Werte übereinstimmen, wird der Fakturabeleg mit einer externen Referenznummer aktualisiert.
Liegt eine Differenz vor, bucht das System für alle Differenzen automatisch Gut- und/oder Lastschriften. Dabei ordnet es allen einer Lieferung zugeordneten Belegen eine Referenznummer zu, die später beim Buchen des Zahlungszugangs verwendet wird. Wurde die Toleranzprüfung vorgegeben, so erzeugt das System keine neuen offenen Positionen, solange die Toleranzgrenzen nicht überschritten werden.
Wird die Toleranzgrenze überschritten, so erzeugt das System neue offene Positionen, die aber nicht mit einer Referenznummer versehen werden. Ohne Toleranzprüfung werden für jede Ausgleichsbuchung neue offene Positionen erstellt.
Voraussetzungen und Ablauf des Gutschriftsverfahren mit Rechnungserstellung
Im Gegensatz zum Standard-Gutschriftsverfahren wird hier im System eine Rechnungserstellung simuliert, um interne Preise und die zugehörigen Konditionen zu ermitteln. Dadurch wird der Aufwand des Lieferanten bei der Rechnungsprüfung verringert, da diese direkt durchgebucht wird. Im Standard-Gutschriftverfahren muss der Lieferant die interne Rechnung anstoßen.
Das Gutschriftsverfahren mit Rechnungserstellung startet mit dem Anlegen einer Rechnung, basierend auf Materialien und Preisen im Namen des Leistungserbringers. Diese Rechnung wird daraufhin per EDI (Electronic Data Interchange) an den Leistungserbringer versendet. Das System empfängt diese Rechnung und konvertiert sie in das iDoc (Intermediate Document). Daraufhin wird die Referenzlieferung und die Positionen, die auf der internen oder externen Lieferungsnummer basieren, die mit der externen Rechnung gesendet wurde, ermittelt.
Sobald das System die Referenzlieferung ermittelt und eine Rechnung simuliert hat, vergleicht es die Konditionswerte in diesen Belegen mit den Werten in der externen Rechnung in iDoc-Form. Stimmen die Werte in der externen Rechnung mit den Werten in der simulierten Rechnung und der Lieferung überein, so wird im SAP-System eine Rechnung erzeugt, die genau der vom Kunden vorbereiteten Rechnung entspricht.
Falls es Abweichungen gibt, kommt es zu einer Aktualisierung der Statussätze des iDoc und der Sachbearbeiter erhält eine E-Mail. Die iDoc-Verarbeitung wird fortgesetzt; wenn kein schwerwiegender Fehler vorliegt, wird der Beleg dennoch erzeugt.
Kommt es zu einer Nachberechnung, bepreist das System alle Belege im Vorgang neu und vergleicht dann die Konditionswerte der Positionen miteinander. Die Differenz zwischen den alten und neuen Preisen in der Rechnung und der Lieferung wird ermittelt, um sie im Kalkulationsschema verwenden zu können. Die vom Kunden in der Gut- oder Lastschrift ermittelte Differenz wird in der internen Kondition erfasst. Wenn diese Werte übereinstimmen, erzeugt das System automatisch die Gut- oder Lastschrift. Sollten die Werte nicht übereinstimmen, so erhält der Sachbearbeiter eine E-Mail.
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