Bestellfreigabeworkflow in SAP

Sie möchten Ihre Einkaufs- und Bestellprozesse im SAP-Umfeld mithilfe eines Freigabeworkflows automatisieren und damit Arbeitsabläufe optimieren und abbilden können?

Im SAP-Tagesgeschäft werden vielerlei Einkaufsbelege sowie Bestellanforderungen erstellt und gebucht. Durch das Freigabeverfahren für Bestellanforderungen und Einkaufsbelege wird das manuelle Unterschriftsverfahren durch einen elektronischen Freigabeworkflow durch das Vier-Augen-Prinzip ersetzt. Durch dieses Verfahren können Anfragen, Bestellungen, Kontrakte, Lieferpläne, Dienstleistungserfassungsblätter sowie Bestellanforderungen über mehrere Freigabestufen freigegeben werden. Die Freigabe erfolgt entweder auf Kopf- oder Positionsebene. Zusätzlich ist die Option zur Anbindung von Workitems an den Business Workplace gegeben.

Die Westfalen-Informatik AG hat Experten für den SAP Freigabeworkflow. Sie beherrschen die aktuellen Technologien im Modul SAP Logistik und Produktion und beraten Sie gerne zu all Ihren Fragen rund um die Workflow-Konzeption, -Entwicklung, -Anpassung und -Wartung, sowie zur Optimierung von Arbeitsabläufen.

Besonderheiten der WIAG Lösung

Die WIAG hat für die Freigabestufen innerhalb des Freigabeworkflows eine Userfindung eingerichtet, die nach frei definierbaren Kriterien, beispielsweise Warengruppen eingerichtet wird. Die Userfindung ordnet den jeweiligen Freigabestufen einzelne User zu. Dadurch können einzelne Freigabestufen durch mehrere User belegt werden.

Freigabeworkflow in SAP

für mehr Transparenz.

Ihr Ansprechpartner

Davor Juric
SAP Logistik Berater

Telefon: 0231 7770-262
E-Mail: Logistik@wi-ag.de

Diese Mehrwerte bringt der Freigabeworkflow mit sich

Verkürzung der Durchlaufzeiten durch Wegfall des manuellen Transportes

Kein aufwändiges Suchen nach Originalen

Immer auf dem aktuellen Stand, Reminder und Eskalationsszenarien möglich

Nutzung vorhandener Freigabeverfahren durch die Verwendung der gleichen Software-Komponenten wie beim Rechnungsprozess

Klare Kompetenzregelungen werden nachvollziehbar eingehalten

Beschleunigung des Genehmigungsprozesses von Einkaufsbelegen in SAP

Freigabeworkflow im Einkauf und für Bestellungen

Der generische Workflow für die Einkaufsfreigabe oder BANF-Freigabe erlaubt, entweder manuell oder auch automatisch die entsprechenden Bearbeiter, die Freigeber, zu bestimmen und einen mehrstufigen Freigabeworkflow gemäß definierter Kriterien einzuhalten. Die Erstellung der Bestellung oder des Einkaufsbelegs ist dabei der Auslöser für einen wohldefinierten Freigabeworkflow. Innerhalb dieses Workflows werden der oder die relevante(-n) Freigeber automatisch auf Basis von Workflowregeln ermittelt und die anstehenden Aufgaben an den oder die Freigeber adressiert.

Userfindung innerhalb des Freigabeworkflows

Um die Userfindung durchführen zu können, ist es erforderlich, dass Sie als Unternehmen die User festlegen, die die Bestellanforderungen bzw. Einkaufsbelege freigeben sollen. Sie definieren die Kriterien, welche die Bestellanforderungen beziehungsweise Einkaufsbelege identifizieren, die freigegeben werden sollen. Ein häufig gewähltes Kriterium ist der Wert der Bestellanforderung beziehungsweise des Einkaufsbelegs.

Freigabe Prozessschritte

Für die Freigabe von BANFen oder Einkaufsbelegen gibt es zwei Verfahren. Einerseits das Verfahren mit Klassifizierung, welches die Freigabe von BANFen und Einkaufsbelegen sowohl auf Positionsebene als auch ganzheitlich ermöglicht. Mit dem Freigabeverfahren ohne Klassifizierung, werden BANFen und Einkaufbelege nur auf Positionsebene freigegeben.

Kundenbeispiel

Ausgangssituation: Für den Einkaufsprozess unseres Kunden existierte im SAP noch kein Freigabeverfahren von Einkaufsbelegen. Die Freigabe erfolgte noch in Papierform.

Kundenanforderung: Der Kunde wünschte die Umsetzung des aktuellen, außerhalb des SAP-Systems stattfindenden Freigabeprozesses von Bestellungen bzw. Bestellanforderungen. Die Freigabe der Einkaufsbelege sollte nur für bestimmte Warengruppen und Werke gelten. Es sollte 4 Freigabestufen geben, die abhängig vom Wert des Einkaufsbelegs sind. Der Business Workplace sollte ebenfalls an den Prozess angebunden werden.

Vorgehen: Die WIAG hat den aktuellen Prozess, der außerhalb des SAP-Systems stattfindet, analysiert und mögliche, effiziente Prozesskonzepte für die Abbildung im SAP-System vorgeschlagen. Nachdem sich die Fachabteilung für ein Konzept entschieden hatte, wurde dieses zielgerichtet umgesetzt.

Ergebnis und Mehrwert für den Kunden: Der Kunde muss keine Bestellungen mehr außerhalb des SAP-Systems freigeben und  freigegebene Bestellungen manuell ins SAP-System übertragen. Stattdessen erzeugt  der MRP-Lauf  Bestellanforderungen, die direkt im gleichen System freigegeben  und anschließend in Bestellungen umgewandelt werden. Durch den Wegfall der manuellen Freigabe in Papierform spart der Kunde viel Zeit und Ressourcen.

Dauer: 14 Beratertage

Haben Sie Fragen zum Freigabeworkflow in SAP oder wünschen Sie weitere Informationen?

    Ihr Ansprechpartner:

    Davor Juric
    SAP Berater Logistik

    Telefon: 0231 7770-262
    E-Mail: logistik-produktion@wi-ag.de

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