Buchungskreis-Zusammenführung (Lebensmittel)

Ausgangssituation

Unser Kunde blickt auf eine über 100-jährige Firmengeschichte zurück und ist heute führender Anbieter qualitativ hochwertiger Tees in Deutschland sowie mit Niederlassungen weltweit vertreten. Die Unternehmensgruppe bedient ein breites Sortimentsspektrum und stützt sich dabei auf hochmoderne Produktions- und Logistiktechniken. Der gesamte Produktionsprozess ist mit Auftragsabwicklungssystemen vernetzt, welche eine maximale Kunden- und Lieferantennähe sicherstellen.

Lösungen

Das Unternehmen hatte ein Projekt ins Leben gerufen, welches zum Ziel hatte, drei existierende Gesellschaften in einem Buchungskreis zusammenzuführen. Die erste Projektphase umfasste neben der Ist-Aufnahme der bestehenden Geschäftsprozesse über alle Module hinweg auch die Konzeptionierung und die Entwicklung des Gesamtprojektplans. Im Rahmen des eigentlichen Projektes wurden die notwendigen Systemvorbereitungen getroffen, die automatisierte Stammdatenübernahme vorgenommen und die anschließende strukturelle Einrichtung des Systems durchgeführt. Der daran anschließende Projektschritt beinhaltete die Koordination und Begleitung der Key-User-Tests, die Durchführung von Generalproben der eigentlichen Übernahme und die Bereinigung von in den Tests aufgekommenen Fehlern. Abschließend wurde die Übernahme der Bewegungsdaten, sowie die aus dieser Übernahme resultierende Datenbereinigung abgewickelt. Zu den Aufgabenschwerpunkten zählten in diesem Zusammenhang die Betreuung der User und die Beratung des hausinternen Supports, sowohl während, als auch im Nachgang des eigentlichen Übernahmestichtags.

Ergebnis

Zur Sicherstellung der Einhaltung des Zeitrahmens und der Projektziele oblag die technische Projektleitung und -konzeptionierung der WIAG. Aufgrund des engen Zeitrahmens und des nicht unerheblichen Erfolgsdrucks waren somit alle Ressourcen des Kunden für die Umsetzung der notwendigen Schritte freigehalten. Gemäß des Anforderungsprofils des Projekts wurden auf der Vertriebsseite die Strukturen derart reorganisiert, dass eine Zuordnung der Stamm- und Bewegungsdaten in Bezug auf den neuen Buchungskreis problemlos möglich war. Die erfolgreiche finanzbuchhalterische Umsetzung der Kundenanforderungen setzte einerseits eine Übernahme der Einzelposten bzw. der Kontensalden voraus, andererseits einen Neuaufbau der Anlagenbuchhaltung. Im Bereich der Produktionsplanung wurde die Programmplanung maschinell stichtagsbezogen übernommen. Seitens der Kostenrechnung galt es die Kostenstellen und die offenen Vorgänge, letztere stichtagsbezogen, zu übernehmen sowie die Planwerte in das Planungsgerüst des neuen Buchungskreises zu übertragen. Mit Beginn des neuen Geschäftsjahres wurden alle Prozesse planmäßig aus dem verschmolzenen Buchungskreis abgewickelt. Das Projekt wurde nach Beurteilung aller Projektbeteiligten, insbesondere auch der Wirtschaftsprüfer, erfolgreich abgeschlossen.

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Carsten Lückel

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